Projektleitungen und Projektmitarbeitende im Haupt- und Ehrenamt, Fach- und Querschnittsbereiche, die Projekte oder Prozesse reflektieren möchten, Führungskräfte, die Lernen und Wissensaustausch fördern wollen, sowie alle, die Erfahrungswissen strukturiert sichern und weitergeben möchten.

Nach Abschluss eines bereichsübergreifenden Digitalprojekts führt ein Team eine 90-minütige Lessons-Learned-Session durch. Mithilfe eines strukturierten Workshops reflektieren die Beteiligten gemeinsam: Was hat gut funktioniert? Wo gab es Stolpersteine? Welche Entscheidungen waren hilfreich – und welche nicht? Die wichtigsten Erkenntnisse werden auf einem digitalen Board festgehalten und anschließend zu fünf klaren Empfehlungen zusammengefasst. Diese fließen als Startinput in das nächste Projekt ein und werden im internen Wissenshub geteilt. So wird aus individueller Erfahrung kollektives Wissen – und die Fehler von heute werden nicht die von morgen.

Im Rahmen eines DNA Peerskreises sind hilfreiche Hinweise zur Nutzung des Formats Lessons Learned entstanden:

• Plane Lessons Learned bewusst ein – z. B. nach Projektmeilensteinen oder zum Abschluss.
• Kläre vorab das Ziel: Geht es um Reflexion, Austausch, Dokumentation oder Transfer?
• Wähle ein passendes Format zur Gruppengröße und zum Aufwand (kurze Austauschrunde, Workshop, Umfrage).
• Nutze leitende Fragen, um sowohl Erfolge als auch Herausforderungen sichtbar zu machen.
• Sorge für eine wertschätzende Atmosphäre: Lernen steht im Vordergrund, nicht Schuldzuweisung.
• Dokumentiere die wichtigsten Erkenntnisse kompakt und zentral.
• Nutze die Ergebnisse aktiv, z. B. als Checkliste oder Startimpuls für zukünftige Projekte.

Es wurde eine Miro-Vorlage zur Durchführung des Lessons Learned Formats erstellt. Gerne kopieren und ausprobieren! Außerdem gibt es auch eine praktische Handlungsempfehlung als Download, das Mitarbeitende und Teams dabei unterstützen soll, aus abgeschlossenen oder laufenden Prozessen systematisch zu lernen.

Transparenzhinweis: 

Dieser Wissenshappen wurde mithilfe eines CustomGPT (ChatGPT) erstellt. Der Inhalt basiert auf eigenem Wissen, Recherche und Lernerfahrungen der Projektgruppe.