Im Kontext gesellschaftlicher Prozesse wie der Digitalisierung sind zunehmend Interdisziplinarität sowie fach- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gefragt. Agile und flexible Formen der Zusammenarbeit existieren neben klassischen Formen der Organisation, wie beispielsweise der Arbeit in Abteilungen, Arbeitskreisen und –Gruppen oder Konferenzen. Im Nebeneinander dieser Organisationsformen bieten sich zahlreiche Verbesserungspotenziale, nicht zuletzt durch die Einbindung digitaler Tools und Methoden. So können die Klärung von Zuständigkeiten in abteilungsübergreifenden Teams wie auch Abstimmungsprozesse zwischen betreffenden Abteilungen, Hierarchieebenen und internen Gremien in Bezug auf ein schnelles und effektives Entwickeln und Lösungsansetzen hemmend wirken.
Agile Verwaltung
Workflowanalyse und Selbstevaluation
Für ein besseres Verständnis der Herausforderungen und die Entwicklung von Lösungsansätzen in den Formen und Prozessen der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit beim AWO Bundesverband haben wir die Erprobungräume unseres Projektes von einer Innovationsagentur begleiten lassen. So wollen wir unsere Erfahrungen mit der Erprobung von Digitalisierungsprozessen für die weitere Organisationsentwicklung zugänglich machen und Reflexionsprozesse über die eigene Zusammenarbeit anstoßen, etwa indem wir:
- den Mitarbeitenden die Möglichkeit bieten, ihre Zusammenarbeit zu reflektieren und pro-aktiv zu entwickeln.
- gute Formen abteilungsübergreifender Zusammenarbeit identifizieren und Vorschläge zu ihrer Stärkung machen.
- im Sinne einer produktiven Fehlerkultur Verbesserungspotenziale dokumentieren.
- weitere alternative und projektbasierte Arbeitsprozesse als Optionen der Zusammenarbeit festhalten.
- Handlungsempfehlungen für die Weiterentwicklung des Arbeitens in Erprobungsräumen beim AWO BV formulieren.
Neben der Begleitung der Erprobungsräume ist es Aufgabe des Projekts „AWO digital“, den Überblick über Prozesse im Bundesverband zu verbessern, und zu bestimmen, wie diese durch Digitalisierung optimiert werden können. Wir haben deshalb eine Prozessanalyse durchgeführt und Vorschläge entwickelt, mit denen ausgewählte Prozesse kollaborativer, zufriedenstellender und ressourcenschonender organisiert werden können.
Die Ergebnisse dieses Prozesses teilen wir in einem Transferbericht, der zur Entwicklung eigener Digitalisierungsvorhaben mit reflektivem und lernenden Charakter anregen soll.
Werkzeugkasten
Immer mehr Arbeitsformen werden heute digitaler und cloudbasierter. Fachreferent*innen, Engagierte aber auch die Verwaltung arbeitet zunehmend mit webbasierten Tools, die die Zusammenarbeit digital erleichtern. Hier geht es zum Beispiel um gleichzeitiges Arbeiten an Dateien, themenbezogene Bürokommunikation jenseits von E-Mails oder um digitale Whiteboards, die in Workshops eingesetzt werden und dabei helfen, gemeinsam Inhalte zu visualisieren. Vor diesem Hintergrund testen wir ausgewählte, datenschutzkonforme Tools. Mit den Ergebnissen wollen wir einen Werkzeugkasten zusammenstellen. Wir legen auch Wert auf eine gute Begleitung: Zum Werkzeugkasten sollen daher auch Info- und Hilfsmaterialien gehören, um den Einstieg in die Nutzung so einfach, verständlich und praxisnah wie möglich zu machen.
Personalverwaltung
Wie Organisationen heute ihr Personal finden und akquirieren, wird mit Blick auf die Digitalisierung maßgeblich verändert. Zivilgesellschaftliche Organisationen müssen lernen, sich im digitalen Raum zu präsentieren, die richtigen Netzwerke zur Personalgewinnung zu nutzen und Menschen digital ‘an Board zu holen’. Aber auch im Bereich der Personalverwaltung unterstützen digitale Prozesse maßgeblich. Zum Beispiel in Bezug auf das mobile Arbeiten, das unter der Pandemie massiv zugenommen hat. Wir wollen Wissen zu aktuellen Entwicklungen im Personalwesen aufarbeiten und digitale Möglichkeiten der Personalverwaltung erproben.
Dieses Thema begleiten wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kolleg*innen der Personalabteilung im AWO Bundesverband.
Whitepaper zu digitalen Entwicklungen in der Fachkräftegewinnung und -verwaltung
In unserem Whitepaper „Digitalisierungsbezogene Entwicklungen in der Fachkräftegewinnung und -verwaltung aus der Perspektive der verbandlichen Arbeiterwohlfahrt“ beschäftigen wir uns mit zeitgemäßen digitalen Personalentwicklungsprozessen. Insbesondere vor dem Hintergrund der Digitalisierung verändert sich heute, wie Fachkräfte gefunden und akquiriert werden und wie die Personalentwicklung aktiv und wirkungsvoll unterstützt werden kann. Für die Zukunftssicherung in der Wohlfahrt ist es essentiell, aktuelle Entwicklungen in der Fachkräftegewinnung und -verwaltung zu (er)kennen, angemessen auf diese zu reagieren sowie diese zukunftsgerecht mit Blick auf die Digitalisierung zu gestalten.
Ausgehend von einer Sekundäranalyse und zehn ausgewerteter Interviews mit Expert*innen aus der Personalverwaltung der AWO und weiterer gemeinnütziger Organisationen geht das Whitepaper auf folgende Fragen wissenschaftlich ein:
- Welche Entwicklungen im Bereich der Fachkräftegewinnung und -verwaltung sind mit Hinblick der Digitalisierung der Personalverwaltung aktuell und in Zukunft relevant?
- Welche davon sind insbesondere für die Arbeiterwohlfahrt relevant und warum?
- Wie gehen (ausgewählte) Organisationen der AWO mit diesen Entwicklungen um und welche Rolle spielen dabei digitale Infrastrukturen und Methoden?
- Welche Maßnahmen sollten im Bereich der Personalverwaltung und -gewinnung für die Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Wohlfahrt verfolgt werden?
Qualitätsmanagement
Wie kann ein dynamisches, zeitgemäßes Qualitätsmanagement aussehen? Qualitätsmanagement gehört zu den Kernaufgaben der AWO, beispielsweise in Bezug auf die Leistungen und Angebote, aber auch mit Hinblick auf interne Prozesse der einzelnen Einrichtungen und Vereine. Gemeinsam mit unseren Kolleg:innen der Abteilung Qualitätsmanagement und Nachhaltigkeit im Bundesverband arbeiten wir an der Weiterentwicklung der QM-Praxis durch Digitalisierung, etwa bei der Frage, wie QM partizipativer und vernetzter organisiert und so noch enger an den Bedarfen von Klient*innen und Mitarbeitenden ausgerichtet werden kann. Darüber hinaus fördern wir die Entwicklung des verbandlichen QM in Bezug auf die Öffnung und den Transfer von Wissen im Gesamtverband.
Zeitgemäßes Qualitätsmanagement: Ein Wikisystem als Ansatz
Wir arbeiten wir mit neuen, digital-gestützten QM-Handbüchern. Wir wollen lernen und testen, wie die Erstellung, Bearbeitung und Nutzung von Dokumenten zum Qualitätsmangement kollaborativer, dynamischer und bedarfsorientierter gestaltet werden kann. Bei der Erprobung neuer digitaler Systeme wollen wir auf einen Wiki-basierten Ansatz setzen, bei dem potenziell alle Nutzer*innen kommentieren und editieren können. Einen besonderen Mehrwert für das Qualitätsmanagement sehen wir in Funktionen wie der Suche und Versionskontrolle, die es erlaubt Änderungen an Texten transparent zu dokumentieren und nachzuverfolgen.
Gestaltung eines überverbandlichen Qualitätsmanagement in der AWO
Wir nutzen die Chancen der Digitalisierung, um das überverbandliche Qualitätsmanagement neu zu denken. In einer Workshopreihe, die dem Design-Thinking-Ansatz folgt, entwickeln wir Konzeptansätze für eine moderne Managementplattfom, mit der das Qualitätsmanagement flexibler, dynamischer und partizipativer gestaltet werden kann. Ein interdisziplinäres Team des AWO Gesamtverbandes entwickelt dabei innovative Ideen für erweiterte Partizipationsmöglichkeiten der Nutzer*innen, Kommunikationsfunktionen oder flexible Möglichkeiten für Selbst- und Fremdbewertungen.
Am Ende des Projekts stehen Ansätze für die Diskussion und iterative Entwicklung der Plattform bereit. Bei den digital durchgeführten Workshops werden wir vom AWO Innovationslabor Braunschweig fachlich und konzeptionell begleitet. So fördern wir Innovationen im Bereich des QM und die Anwendung von Methoden und digitalen Tools im Sinne der Innovationsförderung.