In der AWO arbeiten wir fortlaufend an der Verbesserung der Qualität unserer Leistungen und Angebote, beispielsweise im Bereich der Pflege, der Kita oder auch unserer politischen Arbeit. Angeleitet werden wir dabei durch das AWO Qualitätsmanagement (QM), das über den gesamten Verband hinweg durch unsere AWO-Normen, Evaluationen und Auditierungen sicherstellt, dass Standards nicht nur gewahrt, sondern kontinuierlich weiterentwickelt werden. Dazu gehört auch die Weiterentwicklung unseres verbandsübergreifenden AWO-Managementsystems, um flexibler auf veränderte Rahmenbedingungen oder neue Normen zu reagieren und Chancen effektiver zu nutzen.
Design-Thinking als Chance für die Digitalisierung des Verbandlichen Qualitätsmanagements
Eine dieser Chancen, die wir nutzen möchten, ist die Digitalisierung. Das Team der Abteilung Qualitätsmanagement und Nachhaltigkeit des AWO Bundesverbandes e.V. und das Projekt „AWO digital“ haben deshalb im vergangenen Jahr vier Innovationsworkshops durchgeführt. Ziel war die Konzeption einer digitalen QM-Plattform für den Verband. Mit einer digitalen Managementplattform streben wir an, AWO-Einrichtungen der Einstieg in die das AWO-QM-System zu erleichtern. Aber auch den schon mehrmals zertifizierten Organisationen (Einrichtungen und Gliederungen) der AWO könnten weiterführende Anreize und Hilfestellungen für die kontinuierliche Verbesserung ermöglicht werden. Zudem könnte der verbandsübergreifende Austausch zu QM-Themen und das voneinander Lernen gefördert werden.
Gemeinsam mit dem AWO Innovationslabor Braunschweig haben wir vier Design-Thinking-Workshops entwickelt, mit dem Ziel, eine Plattform aus der Sicht ihrer zukünftigen Nutzer:innen zu konzipieren. Dazu wurden Expert:innen und Praktiker:innen aus unterschiedlichen Bereichen des AWO QM zusammengebracht, von Qualitätsbeauftragten der Kreisebene bis hin zu Auditor;innen. Besonderes Augenmerk wird im Design Thinking auf eine ergebnisoffene Herangehensweise gelegt, die in kleinen Teil-Schritten und einem stetigen Prozess des Ausprobierens schnelle und flexible Anpassungen der Konzepte erlaubt.
Übersicht über die Workshops
Der erste Workshop stand ganz im Zeichen des „Kick-offs.“ Anhand eines Inputs von Steffen Lembke (AWO Bundesverband), der seine Vision eines dynamischeren QMs präsentierte, das schneller auf aktuelle Entwicklungen reagiert, konnten die Teilnehmer:innen erste gemeinsame Ziele formulieren. Anschließend stellte dann das Team des Innovationslabors seine didaktischen Kompetenzen unter Beweis. Indem die Teilnehmer:innen auf dem Online-Whiteboard zunächst spielerisch arbeiteten (Monster basteln!), konnten sie sich gegenseitig kennenlernen und mit den verschiedenen digitalen Hilfsmitteln vertraut werden. Anschließend folgte eine Einführung in die Grundprinzipen des Design-Thinking-Ansatzes und die Formulierung konkreter Workshop-Ziele.
Im zweiten Workshop drehte sich alles um die potenziellen Nutzer:innen einer QM-Plattform. Im Rahmen einer Stakeholder-Analyse formulierten die Teilnehmer:innen Überlegungen zu den wichtigsten Anspruchsgruppen, ihren Wünschen und Beziehungen untereinander. Erste Ideen für die QM-Plattform wurden formuliert. In vielen reflexiven Momenten konnte ein immer deutlicheres Bild davon entwickelt werden, welche Ziele und Arbeitsschritte für die Entwicklung der Plattform sinnvoll erscheinen.
Ein zentraler Ansatz von Design Thinking ist es, die eigenen Überlegungen immer wieder in der Realität zu überprüfen. In Vorbereitung auf den dritten Workshop wurden daher Vertreter:innen der Ziel- und Anspruchsgruppen von den WS-Teilnehmer:innen in kurzen Interviews mit Ideen aus den Workshops konfrontiert. Die Ergebnisse dieser ‚Beobachtungen‘ wurden dann im Workshop vorgestellt. Hier kamen erste Fragen, Anregungen und Bedarfslagen zusammen: Wer ist die Zielgruppe einer solchen digitalen QM-Plattform? Wie praktikabel wäre eine solche Anwendung für den Alltag der Mitarbeiter:innen? Und wie können Anforderungen adäquat abgeglichen werden? Zwei Prototypen konnten im Anschluss digital erstellt, untereinander vorgestellt und evaluiert werden.
Sehr konkret benannten die Teilnehmer:innen im vierten Workshop ihre Design-Ideen, aber auch etwaige Hindernisse bei der Nutzung einer potenziellen QM-Plattform. Durch die Methode der User-Journey wurde klar, dass insbesondere das Thema Wissenstransfer und Vernetzung im Vordergrund stehen sollte sowie die Frage, wie die Nutzer:innen langfristig für die Nutzung der Plattform gewonnen werden können. So wurden Ideen für eine virtuelle Austauschplattform mit Chat-Foren („virtuelles Café“) entwickelt, aber auch passende Module für unterschiedliche Anwender:innen aus andersgelagerten Arbeitsfeldern. Auch Ideen für einen „Gamification“-Ansatz der Plattform wurden im WS vorgeschlagen.
Natürlich darf die Arbeit an den entwickelten Design-Ansätzen nicht stehen bleiben, ist es doch Ziel, in den kommenden Jahren in die Umsetzung zu gehen. Zuletzt wurden daher Ansätze für die nächsten Schritte, Meilensteine und Projektphasen formuliert, die im kommenden Jahr aufgegriffen und weiterentwickelt werden.
Über das Projekt AWO digital
Das BMFSFJ-geförderte Projekt „AWO digital“ des AWO Bundesverbands setzt neue Impulse für die Förderung und Verstetigung von digitalen Veränderungsprozessen in der AWO – sozial, bedarfsorientiert und partizipativ. Es gehört zu den Zielen des Projekts, die Digital- und Innovationskompetenz in der AWO zu fördern. In dieser Hinsicht war es kein Nachteil, dass die Workshops aufgrund der Pandemie nicht in Präsenz durchgeführt werden konnten, sondern unter Zuhilfenahme einer Reihe digitaler Tools wie Online-Whiteboards und Videokonferenzdiensten. Auch, dass die Anwendung von Methoden der Innovationsgewinnung für viele Teilnehmer:innen der Workshops etwas Neues war, war bewusst gewählt, um die Innovationsfähigkeit im Verband zu stützen.
Dass dieses Konzept aufging, zeigte sich deutlich daran, dass sich die Arbeitsatmosphäre während der Workshops entspannt aber gleichzeitig zielorientiert gestaltete. Die Arbeitsgruppen konnten sich mit den ergebnisoffenen Gestaltungsprinzipien identifizieren und führten konkrete Erfahrungen, Wünsche und Arbeitsmaterialien aus unterschiedlichsten Arbeits-Realitäten der AWO zusammen.
Wir bedanken uns bei allen Teilnehmenden und den Workshop-Leiterinnen des Innovationslabors Braunschweig, die den Austausch auf Augenhöhe und die offene Ideenentwicklung stets kompetent aufs Neue angespornt haben.