Onboarding-Prozesse sind strukturierte Einführungs- und Integrationsmaßnahmen für neue Mitglieder in einer Community oder einer Organisation. Sie sind besonders hilfreich, um den Einstieg zu erleichtern, wichtiges Wissen zu vermitteln und um neuen Mitglieder zu erklären, wie sie sich innerhalb der Gemeinschaft aktiv einbringen können. Diese Prozesse fördern die Interaktion zwischen neuen und bestehenden Mitgliedern, reduzieren Unsicherheiten und stärken das Gemeinschaftsgefühl. Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess führt zu einer schnelleren Integration und langfristigen Bindung neuer Mitglieder, was letztlich das Wachstum und die Stabilität der Community unterstützt.
Onboarding-Prozesse
Thema:
Communities und Netzwerke
Zielgruppe
Inhalt des Wissenshappens
Beispiel
In der DNA folgt nach der Beitrittsanfrage eine E-Mail, die Informationen über das Netzwerk, seine Organisation (u.a. in dem sozialen Netzwerk HumHub), Austauschveranstaltungen sowie über die nächsten Onboarding-Schritte enthält. Der Onboarding-Prozess in der DNA startet mit einem Rundgang im Gather.Town-Space, bei dem ein Kernteam-Mitglied in die digitalen Arbeitsräume und Tools einführt und Fragen beantwortet. Auf dem Miro-Board – einem digitalen Whiteboard – der DNA, auf dem die Community ihre Projekte plant und Mitschriften festhält, ist zudem ein Orientierungsrahmen abgebildet, der eine Übersicht über die Strukturen, Arbeitsweisen und Tools der DNA darstellt.
Neuankömmlinge werden außerdem dazu eingeladen, sich der Community in einem schriftlichen Beitrag auf der Plattform HumHub vorzustellen und einen Mitgliedersteckbrief auszufüllen.
Wissen anwenden
Mach dir vor der Aufstellung eines Onboarding-Prozesses bewusst, welches Wissen geteilt werden soll. Versetze dich dafür in die Person, die dem Netzwerk erst kürzlich beigetreten ist. Welche Informationen könnten dieser Person helfen, sich in den Strukturen, Arbeitsweisen und Tools der Community zurechtzufinden? Ein guter Startpunkt ist eine standardisierte Willkommensmail. Diese kann die wichtigsten Informationen zur Community, die Links zu den Tools der Community und eine Einladung zu den nächsten Treffen enthalten. Gibt es vielleicht einen Onboarding-Termin oder einen Onboarding-Buddy, also eine Person, die sich mit dem neuen Mitglied trifft und für Fragen zur Verfügung steht?
Sinnvoll ist darüber hinaus ein Orientierungsrahmen, beispielsweise ein Dokument oder ein digitales Whiteboard, das eine Übersicht über die Strukturen, Arbeitsweisen und Tools der Community enthält und den Neuankömmlingen eine Orientierung geben kann. Auch sollte geklärt werden, wer für das Onboarding verantwortlich ist.
