Die Entwicklung der Datennutzung und Analyse der eigenen Organisation beginnt mit der Einordnung des aktuellen Standes. Da die Datennutzung auf verschiedenen Bereichen aufbaut, die voneinander abhängig sind, ist es sinnvoll ein Modell zur Orientierung zu nutzen.

Das Datenreisemodell der Patrick J. McGovern Foundation bildet die Entwicklungsstationen einer Organisation ab und zeigt einen möglichen Verlauf.
Die Datenreise bietet eine Orientierungsmöglichkeit, um den aktuellen Stand der eigenen Datenentwicklung in der Organisation zu ermitteln und anschließend ein eigenes Entwicklungsziel festzulegen.
Die in der folgenden Grafik Beitragsbild abgebildete Datenreise ist eine idealisierte Version, die die Entwicklungsstationen modellhaft abbildet. Die Übersicht veranschaulicht, wie sich die unterschiedlichen Bestandteile einer gemeinnützigen Organisation (z.B. Menschen, Daten, Technologie, Organisation) über Zeit gemeinsam weiterentwickeln.

Das Ziel des Datenreise-Modells ist es eine neue Denkweise anzuregen, die 

  1. normativ vorgeschriebene Strategien vermeidet, 
  2. sich flexibel verändernde Bedürfnisse berücksichtigt
  3. die Schritte der Datenreise an die besonderen Anforderungen gemeinnütziger Organisationen anpasst, 
  4. ins Bewusstsein ruft, dass sich nicht alle Bestandteile (z.B. Menschen, Daten, Technologie, Organisation) zur gleichen Zeit oder im gleichen Tempo ändern.

Was ist ein konkretes Anwendungsbeispiel für die Datenreise? 

Eine Mitarbeiter*in der AWO möchte mit ihrem Team in der eigenen Einrichtung, dem Landesverband oder dem Gesamtverband, die Nutzung und Analyse von Daten weiterentwickeln. Um den IST-Zustand zu bestimmen und sich zu orientieren, nutzt sie das Modell der Datenreise. In qualitativen Interviews und themenspezifischen Workshopformaten sammelt sie Informationen, die ihr helfen den Entwicklungsstand zu bestimmen. 

Basierend auf den Ergebnissen kann sie ihre Organisation von “Chancenorientiert” bis “Nachhaltig” in den unterschiedlichen Bereichen (Mensch, Daten, Technologie, Organisation) einordnen.  

Dies ermöglicht es ihr und ihrem Team Ziele für die einzelnen Bereiche festzulegen, die zum Entwicklungsstand der Organisation passen. Die Ziele sollten flexible auf die entstehenden Bedürfnisse eingehen. Wenn zum Beispiel Mitarbeitende sich schneller im Bereich Daten weiterbilden, die Einführung von neuen Tools aber viele Hürden hat und mehr Zeit kostet, sollte darauf gezielt reagiert werden. 

Die Workshopreihe für die Umsetzung der Datenreise

In einer Workshopreihe bestehend aus 4 Modulen kann der Entwicklungsstand innerhalb der organisationalen Datenreise bestimmt und erste Ansätze für die praktische Umsetzung in Ankerprojekten und Datenstrategie gewonnen werden. 
Modul 1: Welche Daten werden genutzt und wie? 

Daten-Karte: Welche Datensätze gibt es?
Vorbereitung Daten-Karte: Auf einem Whiteboard werden die bisher bekannten genutzten Datensätze in der Organisation im Vorhinein gesammelt.

Im Workshop: Die Daten-Karte wird von den Teilnehmenden Expert*innen aus der Organisation ergänzt und diese bewerten welche Datensätze ihnen bereits bekannt sind und mit welchen sie arbeiten.

Ziel: Eine erste Übersicht über die vorhandenen Daten in der Organisation gewinnen.

Nach dem Workshop: Basierend auf den Ergebnissen wird die Daten-Karte genutzt, um einen Überblick über die bestehenden Datensätze und Nutzungspraktiken zu erstellen. 

Voraussetzungen in der Organisation:
Hier werden insbesondere die Stärken und Potenziale der Organisation beim Thema Daten fokussiert.
Die Teilnehmenden sammeln in einer Gruppenarbeit ihre Perspektiven zu folgenden Fragestellungen: 

  1. Welche individuelle Motivation habt ihr mit Daten zu arbeiten? 
  2. Welche konkreten Kompetenzen habt ihr, oder welche sind euch in der Organisation bekannt? 
  3. Welche Daten-Werkzeuge (Software) gibt es in der Organisation bereits? 

Ziel: Einen motivierenden Startpunkt für die Arbeit mit Daten setzen und gleichzeitig den Überblick über die Voraussetzungen in der Organisation vertiefen. 

Datennutzungspraktiken:
In diesem Workshopteil geht es um die konkrete Nutzung von Daten und wie diese verbessert werden könnte. 

Vorbereitung: Vor dem Workshop werden Datennutzungspraktiken gesammelt und zwei oder mehrere exemplarisch ausgewählt. Anhand dieser Beispiele wird im Workshop gearbeitet. Eine Datennutzungspraktik ist z.B. die jährliche Abfrage von Daten bei Kreisverbanden (Anzahl der Ehrenamtlichen) oder die Sammlung von CO2 Daten der Einrichtungen. 

Im Workshop: Die Person deren Beispiel-Datennutzung ausgewählt wurde stellt diese den anderen Teilnehmenden vor. Die Teilnehmenden sammeln ihre Einblicke zu folgender Fragestellung: 

Welche Bedarfe gibt es, damit die ausgewählte Datennutzungspraktik verbessert, bzw. Die ausgewählten Daten besser genutzt werden können. 

Zielsetzung: Einen tieferen Einblick in die Arbeit mit Daten in der Organisation und die bestehenden Bedarfe zur Verbesserung gewinnen. 

Modul 2:  Was ist mit Daten möglich? 

Übersicht Workshop 1: Die weiterentwickelte Datenkarte und die im Modul 1 ermittelten Potenziale, Stärken und Herausforderungen werden den Teilnehmenden vorgestellt. 

Wir als datenfreundliche Organisation:
Anhand der Dimensionen der Datenreise (Menschen, Daten, Technologie, Organisation) werden in Gruppen Entwicklungsziele festgelegt. Dies geschieht anhand folgender Leitfragen: 

  • Wo stehen wir heute und wo wollen wir uns hin entwickeln? 
  • Welches Entwicklungsziel in den einzelnen Dimensionen ist für unsere Organisation wünschenswert? 
  • Was bedeutet das Entwicklungsziel für die Organisation im Detail? 

Ziel: Ausgehend vom aktuellen Stand der Datennutzung in der Organisation wird eine Verortung innerhalb des Modells der Datenreise vorgenommen und Entwicklungsziele abgeleitet. 

Datennutzungspotenziale – Ansatzpunkte identifizieren:
Im Vorfeld: Um von den Potenzialen und Herausforderungen der Organisation her zu denken, werden konkrete Themenfelder identifiziert, in denen die Nutzung von Daten einen erheblichen Mehrwert bringen könnte (z.B. Wirkungsorientierung, Klimaschutz, interne Gleichstellung). 

Im Workshop: Die identifizierten Themen werden den Teilnehmenden vorgestellt und die Datennutzungspotenziale werden in Gruppen bearbeitet. Hier geht es darum konkrete Ansatzpunkte zu finden und diese in eine Wirkungskarte zu überführen. 

Ziel: Aus thematischen Herausforderungen werden konkrete Datennutzungspotenziale die später zu einer Erprobung in der Praxis dienen können (Ankerprojekt). 

Datennutzungspotenziale – Wirkungskarte
Nach dem Workshop erarbeiten die Gruppen ihre Wirkungskarte mit den Datennutzungspotenzialen weiter aus. 

Modul 3: Wie machen wir Potenziale nutzbar? 

Daten-Werkstatt:
Die identifizierten Datennutzungspotenziale werden in diesem Workshop im Rahmen einer Daten-Werkstatt weiter ausgearbeitet. Hier lohnt es sich externe Expert*innen im Bereich Daten einzuladen. 

Ziel: Einen gemeinsamen Arbeitsraum für die Gruppen in denen mit Expert*innen an ihren Problemstellungen gearbeitet werden und von den Herangehensweisen der anderen Gruppen gelernt werden kann. 

Modul 4: Welche strategischen Ansätze braucht es? 

Daten und Werte:
Anhand der Werte der Organisation werden die identifizierten und ausgearbeiteten Datennutzungspotenziale abgeglichen und geschaut, welche Nutzungspotenziale zu den Werten der Organisation passen. 

Datennutzungspotenziale und datenfreundliche Organisation:
Anhand der in Modul 2 im Workshopteil: “Wir als datenfreundliche Organisation” erarbeiteten Entwicklungsziele der Datenreise werden die Datennutzungspotenziale bewertet und analysiert, welche der Potenziale am besten geeignet sind die Entwicklungsziele zu stützen und in der Praxis (Ankerprojekt) umgesetzt zu werden. 

Ziel: Das Modul 4 dient der Identifikation von möglichen ersten Ankerprojekten, die eine datenstrategische Erkundung stützen. Diese müssen sowohl die Werte der Organisation berücksichtigen als auch erarbeiteten strategischen Ziele.